Comment gérer le télétravail et les employés à distance Meilleurs pratiques pour les PME d'aujourd'hui
Gestion RH

Que ce soit dans un café voisin ou sur un autre continent, les télétravailleurs peuvent parfois avoir l’impression d’être à des années-lumière de leur bureau. Nous avons demandé conseil à deux experts canadiens en RH, gérant des employés basés en Afrique du Sud jusqu’à San Francisco, au sujet des meilleures pratiques pour gérer le télétravail et aligner toute l’équipe sur la même longeur d’onde. Cet article a paru pour la première fois ici.

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Le télétravail, ou travail à distance, ne semble pas être une mode éphémère propre à la génération des milléniaux ou un phénomène réservé exclusivement au milieu des startups technologiques. Il s’agit bel et bien d’une tendance mondiale.

Plusieurs études ont révélé que le taux de télétravail est en constante croissance, en plus d’être perçu davantage positivement. Si vous n’avez pas déjà une équipe à distance en place, maintenant est certainement le bon moment pour y songer.

C’est parce que le travail à distance est bénéfique pour tous. Pour les employeurs, il ne s’agit pas seulement de faire des économies sur les frais généraux du loyer (bien que ce soit un bonus) ou de la possibilité pour les employés de passer toute la journée en pyjama (qui est aussi un bonus).

La vérité est que permettre à vos employés de travailler de la maison, d’espaces de coworking ou sur un yacht – si c’est leur mode de travail privilégié – a prouvé que cela permettait à ces derniers de se sentir plus appréciés et plus heureux, voire beaucoup plus productifs.

Les télétravailleurs se sentent plus valorisés, plus heureux et beaucoup plus productifs.

Lorsque les équipes et les individus ont la flexibilité de choisir le moment et l’endroit où ils travaillent, cela leur permet de réduire le stress et les distractions, d’économiser sur les coûts du gaz ou du transport et d’éviter de longs déplacements afin de passer plus de temps avec leurs familles.

Pendant ce temps, les employeurs peuvent économiser sur les coûts du loyer, les fournitures et frais de bureau, tout en embauchant les meilleurs talents indépendamment de leur situation géographique. Ils notent également que les employés prennent moins de congés et de jours de maladie.

Avec de tels avantages, vous penserez que l’espace de bureau physique disparaîtrait. Pas nécessairement. Le télétravail comporte toujours des défis importants.

Demandez à Robert Kelly, dont ses jeunes enfants ont fait irruption dans son bureau à domicile en plein milieu d’une émission très sérieuse de la BBC diffusée en direct. La vidéo a recueilli plus de 23 millions de vues – beaucoup de personnes ont compris à ce moment que travailler à partir de la maison ne comporte pas seulement des avantages.

À part ces interruptions légendaires dignes de mèmes internet, les équipes qui ne sont pas à proximité les unes des autres ont des obstacles importants à surmonter. Parmi ceux-ci, l’importance de rester alignés, développer des liens étroits, communiquer clairement et développer une culture d’entreprise unie.

La technologie peut permettre d’alléger ce fardeau. Cependant, cela prend bien plus qu’un logiciel de vidéoconférence sophistiqué pour réussir sa stratégie de télétravail.

Nous avons parlé à deux chefs d’entreprises canadiennes qui collaborent avec des télétravailleurs pour connaître les outils et les stratégies utilisés pour faciliter les relations de travail à distance. Lisez la suite pour connaître tous leurs conseils sur les meilleures pratiques de gestion de télétravailleurs.

Les meilleures pratiques pour la gestion des télétravailleurs

1. Parlez-en dès le premier jour de travail

La clé d’une stratégie de gestion du télétravail réussie réside dans la création d’une culture dans laquelle tous les employés reconnaissent les défis et les avantages du travail à distance.

Cela implique d’établir les règles de pratiques du télétravail dès que les nouveaux employés intègrent votre entreprise, affirme Ali Popp, directrice de programme en gestion de talents chez Influitive. Bien qu’elle soit basée à Toronto, Influitive compte 13 télétravailleurs répartis à travers le Canada et les États-Unis, et deux bureaux satellites à Boston et à San Francisco.

Elle recommande d’offrir une formation en télétravail, dans le cadre du processus d’intégration et d’acceuil d’employés, destinée autant aux télétravailleurs qu’aux employés travaillant au bureau. Cette formation devrait non seulement expliquer les outils et les processus de travail avec des collègues à distance, mais aussi énoncer les valeurs de votre entreprise au sujet des avantages du travail à distance.

La clé d’une stratégie de télétravail réussie réside dans la création d’une culture où tous les employés reconnaissent les défis et les avantages du travail à distance.

Si les employés de bureau ne saisissent pas l’importance du télétravail, ni comment faire face aux défis de collaboration avec des collègues à distance, les employés issus des deux groupes, autant que leur travail, pourraient en souffrir, dit-elle. “Juste parce que vous êtes sur place et que votre collègue est loin, ne signifie pas que vous travaillez plus fort que lui. Il s’agit de reconnaître les différents modes de travail et d’expliquer à tous leurs avantages.”

Bonus ajouté: Cela indique que votre organisation respecte et fait confiance à ses employés dans l’accomplissement de leur tâche. Un sondage de Gensler en 2013 sur les milieux de travail a révélé que les employés qui pouvaient choisir leur lieu de travail sont plus satisfaits de leur emploi, performent mieux et considèrent que leur entreprise est plus innovante que ses concurrentes.

2. Donnez l’exemple

Il peut être facile de perdre la trace de la progression, des défis ou des besoins quotidiens des travailleurs à distance. Dans ce contexte, le dicton ‘hors de la vue, hors de l’esprit’ n’est pas un bon exemple à suivre. “Vous devez constamment faire en sorte que les télétravailleurs demeurent une priorité”, explique Ali.

Les dirigeants doivent s’adapter aux besoins des télétravailleurs et montrer l’exemple à l’ensemble de l’entreprise. Demandez aux dirigeants d’appeler systématiquement les télétravailleurs pendant les réunions et de leur fournir les outils technologiques pour faciliter les communications autant que possible. Un espace calme, des écrans et un excellent équipement sonore sont alors impératifs. Une fois qu’un précédent a été créé, le reste de l’entreprise devrait suivre l’exemple.

Le dicton ‘hors de la vue, hors de l’esprit’ n’est pas un bon exemple à suivre avec les télétravailleurs.

Il devrait également y avoir un plan en place si la structure de la réunion change. “Si vous prévoyez une séance en sous-groupe lors de réunions d’équipe, avez-vous pensé à la façon dont les télétravailleurs participeront?”, s’interroge Ali. En effet, une liste de tâches à laquelle chacun peut se référer peut éviter de reléguer les télétravailleurs au second plan.

3. Privilégiez toujours la surcommunication

Pour Naomi Gray, chef des opérations à Phuse, une agence de design Web à Toronto, la communication avec les télétravailleurs est un défi quotidien. Les employés de Phuse sont basés partout à travers le monde, de l’Afrique du Sud à la Colombie-Britannique. Au sein de cette équipe de design tissée serrée, chacun doit communiquer clairement et fréquemment pour travailler au meilleur de leur capacité.

‘’Disposer d’un bureau virtuel nous permet d’avoir une équipe composée des meilleurs talents du monde’’, explique Naomi. Son principal conseil pour les employeurs est le suivant: ‘’il est préférable que vous penchiez vers une communication excessive plutôt qu’une insuffisante. Nous aimons à dire surcommuniquer et communiquer avec un but’’

“Nous aimons à dire surcommuniquer et communiquer avec un but.”

“Puisque la plupart de votre communication sera non-verbale, souvenez-vous que la tonalité des messages (soit via Slack, courriel ou autre outil) est essentielle pour assurer que ce que vous voulez dire est communiqué de la meilleure façon possible’’, ajoute-t-elle. ‘’Les emojis peuvent être utile, ou bien relire ce que vous avez écrit avant de l’envoyer!”

4. Soyez créatif en répliquant les avantages de la vie de bureau

Les télétravailleurs ont tendance à manquer les petits avantages de la vie de bureau, comme les gâteaux d’anniversaire et d’autres activités amusantes. Étant donné que les avantages contribuent au moral des employés, pensez à la façon dont vous pouvez répliquer ces avantages pour les télétravailleurs.

Par exemple, si les employés de bureau reçoivent un lunch desservi, permettez aux télétravailleurs de commander un repas de leur choix de valeur égale qu’ils pourront mettre sur leur compte de dépenses.

Parfois les avantages de la vie au bureau sont invisibles. En effet, les employés à distance peuvent parfois manquer un bavardage impromptu autour de la distributrice d’eau. “Ces conversations spontanées avec des collègues peuvent les aider à tisser des liens et à mieux s’entendre’’, explique Ali.

Elle suggère de trouver tous les moyens possibles pour les tenir au courant. Par exemple, assurez-vous d’élaborer des notes de réunion détaillées pour tout ce qu’ils ont manqué, de courts mémos quotidiens ou de lancer un bulletin d’information interne hebdomadaire incluant des nouvelles du bureau, autant professionnelles qu’amusantes, sur des sujets tels que les événements, les jalons franchis et les célébrations.

Des outils favorisant le télétravail

En dernier lieu, pour avoir une stratégie de télétravail réussie, vous aurez besoin de bien plus que de quelques lignes de téléconférence.

Des communications face à face et des outils de collaboration en temps réel sont nécessaires pour rendre les télétravailleurs et employés au bureau plus efficaces et plus productifs. “Avoir les bons outils permet aux employés de s’engager dans l’expérience du télétravail’’, explique Ali.

“Avoir les bons outils permet aux employés de s’engager dans l’expérience du télétravail.”

Voici quelques-uns des outils les plus populaires dans lesquels nous vous conseillons d’investir:

  • Un excellent logiciel de vidéoconférence avec capacité de partage d’écran
  • Des ordinateurs portables équipés de caméras web intégrées ou séparées pour les postes d’ordinateurs de bureau
  • Une connexion wifi à haut débit ou un réseau câblé pour éviter les retards et les appels manqués
  • Des grands écrans et caméras dans les plus grandes salles de réunion pour que tout le monde puisse être vu
  • Des casques / microphones pour améliorer la qualité du son
  • Un système de clavardage ou réseau social interne, comme Slack, Flowdock, etc.
  • Des disques durs partagés et espaces de stockage infonuagique pour éviter les problèmes de différentes versions de document
  • Un système basé sur le web pour faciliter les mises à jour des employés, d’un océan à l’autre

La création de la meilleure expérience de télétravailleurs qui soit nécessite un processus de tests et de rétroaction continus. Ali et Naomi recommandent de tester de nouveaux systèmes d’abord avec vos télétravailleurs les plus engagés et de leur demander régulièrement des commentaires sur la façon dont vous pouvez rendre leur travail aussi agréable que possible.

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